가격 인상 공문
상품이나 서비스의 가격이 변경됨을 거래처나 고객에게 공식적으로 안내하는 문서로, 인상 사유, 적용일, 변경된 가격 등의 내용을 명확하게 고지하는 용도로 사용합니다.
‧ 형식: XLSX
‧ 용도: 거래처 가격 인상 안내 및 변경된 단가 고지용

가격 인상 공문 작성 방법
구분
내용
가격 인상 배경 및 사유 소명
원자재 가격 상승, 인건비 및 제반 비용 증가 등 불가피한 요인 설명
대상 품목 및 서비스 범위
인상 대상이 되는 구체적인 제품군, 모델명 또는 서비스 범위 명시
변경 전·후 가격 명확화
기존 가격과 인상된 가격(또는 인상률)을 표 형태로 알기 쉽게 대조
시행 일자 및 유예 조건
가격 인상이 적용되는 정확한 시행 일시 및 기존 계약 적용 유예 기간 안내
양해 요청 및 향후 약속
고객의 너른 양해를 구하고 더 나은 품질과 서비스 보답 다짐 표명
💡 투명하고 정중한 가격 인상 공문 작성을 통해 고객의 반발을 최소화하고 신뢰 관계를 유지합니다.

가격 인상 공문 작성 주의사항
구분
내용
충분한 사전 고지 기간 확보
시행일 임박 통보를 지양하고 고객이 대비할 수 있도록 여유 있는 일정 안내
객관적이고 타당한 인상 사유
일방적 통보 인상을 피하고 원가 상승 등 불가피한 배경에 대한 공감대 유도
가격 정보의 명확성과 오해 방지
품목별 인상 금액이나 요율을 모호하지 않게 기재하여 혼선 원천 차단
기존 계약 및 유예 조건 명시
진행 중인 프로젝트나 유효 기간 내 계약에 대한 예외 적용 여부 설명
정중한 어조와 파트너십 강조
고객 양해에 대한 감사와 함께 향후 더 나은 가치 제공 약속 표명
💡 신중하고 배려 깊은 가격 인상 공문 작성을 통해 고객 이탈을 방지하고 상생의 비즈니스 관계를 다집니다.

공문 발송 절차
구분
내용
1단계: 기안 및 검토
공문 목적 설정, 내용 작성 및 사내 책임자 사전 검토 진행
2단계: 결재 및 승인
최종 책임자의 승인 득하기 및 문서번호 부여 완료
3단계: 변환 및 날인
위·변조 방지를 위한 PDF 변환 및 법인인감(서명) 날인
4단계: 발송 및 수신
공식 이메일·팩스를 통한 발송 후 파트너사 도달 여부 체크
5단계: 편철 및 보관
사내 서버 아카이빙 폴더에 등록하고 법정 보존 기한 준수 관리
💡 체계적인 5단계 공문 발송 절차를 준수하여 사내 행정의 정확성을 높이고 대외 신뢰도를 확보합니다.

공문 보관 방법
구분
내용
PDF 변환 및 암호화
임의 수정 방지를 위해 최종본을 PDF로 변환 후 안전 저장
체계적 폴더 분류
연도별·문서번호별·발송처별 기준에 따른 사내 서버 아카이빙
보안 및 접근 권한
중요 행정 문서의 무단 열람 및 유출 방지를 위한 권한 설정
법정 보존 기한 준수
세무·계약 관련 증빙 문서의 의무 보관 기간(5년 등) 철저 유지
이중 백업 및 관리
데이터 유실 대비 클라우드 또는 별도 외장 매체 주기적 백업
💡 공문을 체계적으로 분류하고 안전하게 아카이빙하여 사내 행정 이력을 보호하고 향후 감사 및 분쟁에 대비합니다.