폐업 안내 공문
사업장이나 기업의 영업을 종료하고 폐업하게 되었음을 거래처나 관련 기관 등에 안내하는 문서로, 폐업일과 폐업 사유, 업무 종료 및 관련 연락사항 등의 정보를 전달하고 폐업에 따른 업무상 혼선을 방지하며 필요한 후속 업무가 원활하게 이루어지도록 안내하는 데 사용합니다.
‧ 형식: XLSX
‧ 용도: 폐업 안내 공문 작성 및 거래처 최종 고지용

폐업 안내 공문 작성 방법
구분
내용
폐업 사유 안내
경영 악화, 사업 정리 등 폐업에 이르게 된 배경 간결 설명
영업 종료 일시
최종 영업일 및 공식 폐업 기준 일자 정확히 명시
미결 업무 및 정산
진행 중인 계약 해지, 미수금 수납 및 환불 처리 계획 안내
감사 인사 고지
그간 이용해 준 고객 및 파트너사에 대한 진심 어린 감사의 말
사후 문의 창구
폐업 이후 잔여 업무 처리를 위한 임시 연락처 및 담당자 안내
💡 폐업 안내 공문을 투명하고 책임 있게 고지하여 마지막까지 거래처와의 신뢰를 지키고 분쟁을 예방합니다.

폐업 안내 공문 작성 주의사항
구분
내용
폐업 및 종료 일시 명시
최종 영업일과 세무서 신고 기준 폐업 일자 정확히 고지
미결 업무 및 정산 계획
계약 해지, 미수금 수납 및 환불 등 잔여 절차 안내
세무 마감 및 서류 처리
최종 세금계산서 발행 마감 시점 및 증빙 발급 안내
사후 문의 창구 운영
폐업 후 잔여 민원 및 A/S 처리를 위한 임시 연락처 기재
책임 있는 감사 인사
그동안 이용해 준 파트너사와 고객에 대한 진심 어린 고개 숙임
💡 폐업 안내 시 잔여 정산 계획과 사후 문의 창구를 명확히 고지하여 마지막까지 거래처와의 신뢰와 책임을 다합니다.

공문 발송 절차
구분
내용
1단계: 기안 및 검토
공문 목적 설정, 내용 작성 및 사내 책임자 사전 검토 진행
2단계: 결재 및 승인
최종 책임자의 승인 득하기 및 문서번호 부여 완료
3단계: 변환 및 날인
위·변조 방지를 위한 PDF 변환 및 법인인감(서명) 날인
4단계: 발송 및 수신
공식 이메일·팩스를 통한 발송 후 파트너사 도달 여부 체크
5단계: 편철 및 보관
사내 서버 아카이빙 폴더에 등록하고 법정 보존 기한 준수 관리
💡 체계적인 5단계 공문 발송 절차를 준수하여 사내 행정의 정확성을 높이고 대외 신뢰도를 확보합니다.

공문 보관 방법
구분
내용
PDF 변환 및 암호화
임의 수정 방지를 위해 최종본을 PDF로 변환 후 안전 저장
체계적 폴더 분류
연도별·문서번호별·발송처별 기준에 따른 사내 서버 아카이빙
보안 및 접근 권한
중요 행정 문서의 무단 열람 및 유출 방지를 위한 권한 설정
법정 보존 기한 준수
세무·계약 관련 증빙 문서의 의무 보관 기간(5년 등) 철저 유지
이중 백업 및 관리
데이터 유실 대비 클라우드 또는 별도 외장 매체 주기적 백업
💡 공문을 체계적으로 분류하고 안전하게 아카이빙하여 사내 행정 이력을 보호하고 향후 감사 및 분쟁에 대비합니다.